摘要:传统档案馆信息资源建设立足个馆,而网络环境下档案馆信息资源共建共享理论以系统布局和科学规划为出发点,强调以整体的档案馆信息资源建设来实现对档案信息资源的完备保障,对传统档案馆信息资源建设理论中的建设原则、结构理论、资源补充、资源组织、资源评价等方面都产生了巨大影响。适合目前我国国情的档案馆信息资源共建共享模式应当是:以国办为主、集中与分散管理相结合的、多元化的过渡型模式。
关键词:网络环境;档案馆;档案信息资源建设;共建共享理论;共建共享模式
档案馆信息资源建设的总体目标是提高档案馆信息资源保障率。遵循这一目标,努力丰富馆藏以满足社会对档案信息资源的需求,就成为各档案馆信息资源建设的指导思想,也直接导致了各档案馆的“大而全”、“小而全”的建设模式。然而,各档案馆以一己之力,始终无法解决档案信息资源建设能力的有限性与利用者档案信息需求的无限性之间的矛盾,特别是在档案馆事业还相对落后的情况下。造成的结果,一方面是群体档案馆的档案信息资源重复建设;另一方面则是个体档案馆的档案信息资源严重漏藏。基于此种形势,档案馆信息资源共建共享理念开始树立,然而,在传统条件下,档案信息必须依赖于一定的物质载体而存在,档案信息内容与档案文献载体不可分割,档案馆信息资源建设中档案信息的共享问题实际转化为物质载体的共享问题,档案信息的可共享性得不到充分体现:一件档案(指载体形态)不能同时满足两个以上利用者的档案信息需求,另外,还存在档案信息传输等诸多障碍,因此,各档案馆只能立足个馆、围绕自身的利用者群进行档案信息资源建设,所谓的档案馆信息资源共建共享很难得到有效实施。网络环境下档案信息资源的数字化建设使档案信息摆脱了载体的约束,档案信息能够实现跨时空的存取,真正做到一方建设、多方利用,档案信息的可共享性得以充分体现。数字技术和网络环境不但提供了档案馆信息资源共享的全新发展环境,而且,提出了重构档案馆信息资源建设理论的迫切要求。近年来,一些档案界同仁对此问题也进行了一些有益探索。本文仅就网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论及共建共享模式问题谈几点个人思考。
1 思考之一:网络环境下档案馆信息资源共建共享理论与传统档案馆信息资源建设理论有何异同
传统档案馆信息资源建设是指一定范围内的档案馆对档案信息资源进行有计划的积累和合理布局,以满足、保障社会发展和国家建设需要的全部活动,具体包括宏观建设和微观建设两个层面,宏观建设是指一个地区、一个国家乃至国际间根据需要而进行全局的档案馆信息资源布局和协调发展工作;微观建设是指各个档案馆对档案信息的收集、组织、管理、贮存等工作。网络环境下,档案馆信息资源共建共享是指网络环境下在档案馆信息资源建设和服务过程中,各档案馆之间建立广泛的合作、协作、协调关系,宏观布局和科学规划档案馆信息资源建设,利用各种技术、方法和途径,共同揭示、建设、开发和利用档案馆信息资源,追求对档案馆信息资源的完备保障,以最大限度地满足利用者档案信息需求的全部活动,具体也包括宏观建设和微观建设两个层面。不同的是,传统档案馆信息资源微观建设即馆藏建设可以独立于宏观建设而存在,而网络环境下,基于共建共享的档案馆信息资源微观建设如果脱离宏观建设就失去了共建的意义;传统档案馆信息资源建设是在微观建设的基础上进行宏观建设,而基于共建共享的档案馆信息资源建设是在宏观建设的指导下开展微观建设。可以认为,传统档案馆信息资源建设是微观建设决定宏观建设,而网络环境下基于共建共享的档案馆信息资源建设是宏观建设决定微观建设。因此,传统档案馆信息资源建设理论与网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论在建设范围和服务范围两个方面存在不同的效果。(如下面的图1、图2、图3、图4所示)。
1.1 传统档案馆信息资源建设理论与网络环境下档案馆信息资源共建共享理论在建设范围方面的比较
图1和图2分别反映传统档案馆信息资源建设理论和网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论所产生的不同建设效果。在图1中,由于传统档案馆信息资源建设是在微观建设的基础上开展宏观建设,因此,各个档案馆所建设的档案信息资源不可避免地存在着重复现象,甚至有部分档案信息资源重复现象十分严重(如图中交叠部分所示),重复建设就意味着档案信息资源覆盖范围的缩小,因而不利于提高档案馆信息资源保障率;在图2中,由于网络环境下档案馆信息资源共建共享是在宏观建设的指导下开展微观建设,档案信息资源建设是在宏观布局和科学规划的基础上进行的,避免了档案信息资源的重复建设,能最大限度地提高档案馆信息资源保障率。
1.2 传统档案馆信息资源建设理论与网络环境下档案馆信息资源共建共享理论在服务范围方面的比较
图3和图4分别反映传统档案馆信息资源建设理论和网络环境下档案馆信息资源共建共享理论的不同服务范围。在图3中,由于各档案馆是在微观建设的基础上开展宏观建设,因此,个体档案馆信息资源的服务范围之间存在交叉重复,使整体档案馆信息资源的服务范围小于个体档案馆信息资源服务范围之和,只有图中交叠部分所示的利用者才能在一定程度上共享档案馆信息资源;在图4中,由于各档案馆在合作协调的基础上共同发展档案信息利用者群,因此,服务范围得到最大扩展,并且,可共享档案馆信息资源的利用者范围就等同于全体利用者。
综上所述,档案馆信息资源建设过程中是否将系统布局和科学规划放在首位,是传统档案馆信息资源建设理论与网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论的根本区别。传统档案馆信息资源建设立足个馆,强调依赖个馆的档案信息资源建设来满足特定利用者的档案信息需求,不能在根本上放弃“大而全”、“小而全”的建设理念。而网络环境下档案馆信息资源共建共享理论以系统布局和科学规划为出发点,强调以整体的档案馆信息资源建设来实现对档案信息资源的完备保障,以满足社会对档案馆信息资源的需求(包括潜在需求),档案馆信息资源建设的广度(覆盖范围)由整个共建系统来保障,而档案馆信息资源建设的专深度则由各档案馆来保障。
2 思考之二:网络环境下档案馆信息资源共建共享理论对传统档案馆信息资源建设理论有何影响
2.1 对传统档案馆信息资源建设理论中的建设原则的影响
2.1.1 对传统档案馆信息资源建设理论中的实用性建设原则的影响。实用性建设原则要求根据档案馆的服务任务和服务对象的需求来建设档案馆信息资源;而网络环境下档案馆信息资源共建共享理论则要求每个档案馆在所负责的建设范围之内来建设档案馆信息资源,不再强调档案信息资源建设的实用性而更加注重档案信息资源建设的完整性。因此,在网络环境下档案馆信息资源共建共享理论中,传统档案馆信息资源建设理论中的实用
性建设原则应该调整为完整性建设原则。
2.1.2 对传统档案馆信息资源建设理论中的系统性建设原则的影响。系统性建设原则要求档案馆信息资源建设的系统性要与档案本身的系统性、利用者自身需求的系统性、保存和传递的系统性相一致;而网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论虽然仍对系统性建设原则有所要求,但系统性建设原则的内涵却发生了变化,它除了要求各档案馆自身建设的系统性之外,更加强调共建共享系统的各个组成部分之间的系统性建设。
2.1.3 对传统档案馆信息资源建设理论中的特色化与协调性建设原则的影响。特色化与协调性建设原则要求各档案馆分别建立自己有重点有特色的专门化的资源体系,从宏观的角度形成类别齐全、类型多样的综合性资源体系。而网络环境下,档案馆信息资源共建共享的过程本身就是特色化与协调性建设原则的体现,但应该注意的是,档案馆信息资源共建共享理论所要求的特色化与协调性建设原则是在分工协调的基础上建设特色资源,而不是各档案馆在自主建设特色资源的基础上寻求协调,所以,分工协调成为此项原则的主要内涵。
因此,根据网络环境下档案馆信息资源共建共享理论的要求,档案馆信息资源建设应遵循系统性建设原则、分工协调建设原则和完整性建设原则。其中,系统性建设原则是共建共享系统的建设原则,分工协调建设原则是各档案馆之间的建设原则,完整性建设原则是档案馆微观建设的原则。
2.2 对传统档案馆信息资源建设理论中的资源结构理论的影响
在传统档案馆信息资源建设中,馆藏档案结构由全宗结构、等级结构、时间结构、文种结构和载体类型结构五个方面构成;而网络环境下档案馆信息资源共建共享依然要重视资源建设的结构,但对五个构成方面的要求应该发生变化。传统档案馆信息资源结构理论是以全宗结构为根本,针对馆藏资源中每个全宗的等级结构、时间结构、文种结构和载体类型结构进行研究;在档案馆信息资源共建共享条件下,全宗结构是由共建系统的分工协调所决定的,因其单一、覆盖面小而不再成为资源结构理论研究的重点,要求各档案馆对于所分工负责的全宗档案信息资源建设领域从等级结构、时间结构、文种结构和载体类型结构四个方面都要完整收录,作为现实馆藏(或称物理馆藏)的建设目标。笔者认为,网络环境下基于共建共享的档案馆信息资源建设的馆藏应包括四个级别,即永久保存级、服务级、镜像级和链接级。其中,永久保存级的实质就是现实馆藏的建设级别,并且应该是完整级;而服务级、镜像级和链接级则反映了一个档案馆虚拟馆藏的等级结构。
2.3 对传统档案馆信息资源建设理论中的档案信息资源补充理论的影响
传统档案馆信息资源补充理论主要包括两个方面:一是档案信息的选择问题;另一个是档案信息的补充方式。其中,档案信息的选择决定档案信息的补充方式。
2.3.1 档案信息资源选择理论。在传统档案馆信息资源补充理论中,一直存在着“价值论”和“需要论”之争,这些纷争都源于传统档案馆信息资源补充不是以完整级为目标,从而产生了“档案信息选择”这一不可回避的问题。网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论要求将完整级作为建设的等级结构,各特定类型领域的档案信息选择问题已不复存在,如果还要讨论“选择”问题的话,那选择的重点应放在档案信息类型归属的选择问题上,即档案馆不再考虑某档案信息是否“有价值”或“有需要”,而应着重考虑其是否属于本馆所分工负责的类型领域。由于网络环境下,档案馆信息资源共建共享理论要求将完整级作为建设的等级结构,所以,档案馆信息资源建设过程中必须保证品种的齐全;由于数字技术和网络技术所支持的档案信息资源的可共享性,复本理论所要研究的“重点利用者在同一时间对同一种档案的需求”问题得以解决,所以,传统的复本理论问题将不再过多地讨论,人们将更多关注不同档案信息的“可获得性”。
2.3.2 档案信息资源补充的方式。与档案信息资源选择理论的变化相对应,无论采取购入方式还是非购入方式,采取传统补充方式还是采取网络补充方式,原档案信息补充过程中的“选档”环节已不存在,档案信息来源的研究成为档案信息补充理论的研究重点。
2.4 对传统档案馆信息资源建设理论中的资源组织的影响
在档案馆信息资源共建共享条件下,传统的关于物理资源的组织问题,如档案布局、档案排架、档案收藏等仍然具有重要研究意义,档案信息保护研究随着档案载体形态的丰富而变得更加重要,但“完整级”和“永久保存”的要求使关于档案剔除研究不再有太多的价值。此时,关于虚拟档案信息资源组织的研究,在档案馆信息资源建设理论体系中的位置变得尤为突出,这一研究,主要涉及档案信息资源建设的标准化问题和档案信息资源的揭示与整合问题。
2.5 对传统档案馆信息资源建设理论中的档案信息资源评价的影响
传统的档案信息资源评价标准,主要包括数量评价和质量评价两个方面,数量评价主要针对资源保障率、利用者满意率、资源对各领域档案的覆盖率;质量评价主要针对资源的信息容量、资源结构、资源的利用情况。这些评价标准,主要是依据实用性原则,立足各档案馆自身的建设情况所采用的。在档案馆信息资源共建共享条件下所进行的资源建设评价,应该依据系统性原则,立足整个共建共享系统选择评价指标,既要考察各档案馆自身的资源建设情况,包括所分工负责学科领域的资源完备情况和利用者档案信息需求的满足情况,又要考察档案馆之间的分工协调情况,包括共建共享机制和虚拟资源的获取方式。由于强调整个共建共享系统的资源保障率,所以,档案信息资源的利用率就不再作为评价的主要指标。
从上述分析可看出,网络环境下基于共建共享的档案馆信息资源建设理论同传统档案馆信息资源建设理论相比,在建设原则、资源结构、资源补充、资源组织和资源评价等诸多方面都发生了变化,但二者共同的建设目标——提高档案信息资源保障率,使得这些变化始终没能改变资源建设的方向。从这个意义上说,
“批判地继承”也许是对这些变化的最后诠释。
3 思考之三:目前我国档案馆信息资源共建共享的最佳模式是什么
档案馆信息资源共建共享模式分类,按层次分,有中央型、地区型、省市型三个层次;按载体分,有纸质档案信息资源共建共享模式、电子档案信息资源共建共享模式等;按结构分,有链式网络结构模式(第一级是国家级档案馆信息资源中心,第二级为省级档案馆信息资源中心,第三级是地市级档案馆信息资源中心,第四级是县级档案馆信息资源中心)、根状结构模式(把国家档案馆作为全国档案馆事业的中心点,将各省、自治区、直辖市馆作为国家档案馆的分馆,将各地市县馆和其他档案馆作为省一级馆的分馆,这样组织起来,全国的档案馆信息资源网络结构像树根一样)、纵向结构模式(指按系统建立的共享模式)和横向结构模式(指同
一地区跨系统共建的共享网络等)。然而,实现档案馆信息资源共建共享不能仅仅列举一些模式,更重要的是要选择最佳模式,实现最佳模式。笔者认为,选择确定我国档案馆信息资源共建共享最佳模式,应遵循以下原则:
一是适应性原则。此原则含两项内容:即适应国情原则和适应时代发展原则。(1)适应国情原则。我国的档案馆信息资源共建共享模式必须符合目前的政治经济体制,而不能照搬外国模式。此其一。其二,还必须适应我国经济发展现状。若脱离此国情,资金不能到位,其“模式”也难以实现。(2)适应时代发展原则。2l世纪是网络化时代,选择确定我国档案馆信息资源共建共享最佳模式,必须充分考虑到网络环境,寻找出适合网络化时代的最佳模式至关重要。
二是最大节约原则。此原则也有两个含义,其一,是说其模式应实现经费最省化,这就需要统筹规划,少花钱多办事;其二,是说其模式要便于利用者获取,节约利用者的时间和经费。
三是适度超前原则。由于既定的模式应具有较强的稳定性,但又不能完全囿于现实,所以,选择和确定我国档案馆信息资源共建共享最佳模式既要立足现实,又要适度超前;否则,将影响我国档案馆信息资源共建共享进程,还会带来不应有的损失。因此,充分预测未来的发展趋势是选择确定我国档案馆信息资源共建共享最佳模式所必须考虑的一个重要条件。
四是渐进发展原则。所谓“渐进发展”,在此是指选择最佳模式时,必须考虑到档案馆信息资源共建共享的实现是一种循序渐进的过程,必须经过一个过渡阶段,而不能一次完成。所以,就我国目前之国情,必须选择那种过渡型最佳模式,而不是理想的一次性完成模式。因为,那种一次性完成模式既不符合事物发展规律,又不符合我国国情。
五是因地制宜原则。考虑到我国条块分割的管理体制及地区间自动化、网络化程度的不平衡性以及档案馆信息资源分布的不均衡性,在选择确定我国档案馆信息资源共建共享最佳模式时,必须采取因地制宜、灵活多样的原则,多种模式并举,使档案馆信息资源共建共享充满活力和朝气。
根据上述原则,笔者认为,适合目前我国国情的档案馆信息资源共建共享模式应当是:以国办为主、集中与分散管理相结合的、多元化的过渡型模式。这里的“多元化”是指在不同地区(如东、西部地区)、不同系统采取灵活多样的共享模式。具体讲,西部地区应采用初级模式,先打好自动化、网络化基础,在各系统建立档案馆信息资源协作网,再建横向跨系统档案馆信息资源共享网络,最后,与发达的东部地区联网。东部地区:第一步,应分别在系统内实现档案馆信息资源共建共享;第二步,以省、自治区、直辖市为单位实现地区性跨系统共建共享;第三步,各省、自治区、直辖市之间联成档案馆信息资源共享网络实现地区间共建共享。当然,在东、西部地区实施档案馆信息资源共建共享计划之前,应首先建立主导型的国家级档案馆信息资源网络(由中央档案馆牵头,与一些特大型档案馆联合共建),指导、协调各系统及地区级档案馆信息资源网络建设,这样,全国的资源共建共享工作就会健康顺利地发展。上述模式可以简述为:以国家投资为主,以国家级档案馆信息资源网络为主导,东、西部地区分别分步实施,先系统内共建,后地区性共建,实现集中与分散管理的过渡型档案馆信息资源共建共享。待这一过渡型模式实现后,再建立全国性跨系统跨地区的真正的无边界档案馆信息资源共建共享网络,实现全国档案馆信息资源共享。
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