浅析如何加强航道档案管理的信息化建设

　　前言
　　随着交通航运事业的快速发展，作为交通航运事业发展的基础工程，航道档案如何最大限度地发挥作用，推动交通航运事业持续、快速地发展是摆在我们面前的一个崭新课题。由此可见，加强航道档案管理的信息化是交通航运事业发展的需要，也是社会发展的必然要求。
　　1 建立航道档案综合管理系统
　　1.1 面向市场建立档案信息资源开发利用工作领导体系
　　档案工作的最终目的是提供利用，档案本文由论文联盟http://收集整理的功能是通过利用体现出来的，档案的质量也是通过利用工作得到检验的。从利用的角度出发，就要求我们必须建立健全领导体系和网络组织。由领导牵头，指导和协调各有关职能部门，共同做好整个档案信息资源的开发利用工作。
　　1.2 转变封闭型管理模式，建立开放型、网络化管理格局
　　档案管理工作要由提供信息为重点向选择信息为重点转化，从大量的档案信息中提炼出结论性、规律性的数据和论据，进行浓缩概括，从而形成文字精练、结构严谨、系统完善的综合体，并准时无误地传送到单位各部门及决策层。这样可促进航道系统各种档案的综合利用和深层次开发，实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化。
　　1.3 建立航道档案综合管理系统是手段，使档案信息转化为现实的生产力才是目的
　　航道档案作为一种信息资源，在经济建设中的作用日益显著，航道档案越来越紧密地同航道工程建设单位的经济发展联系在一起。因为航道档案可以为单位的经营和生产服务，提高其经济和社会效益。这就要求我们要结合实际，建立档案开发、利用、服务一体化工作体系，探索档案信息转化的新途径、新方法，进一步使档案工作适应航道建设的需要。
　　2 加强航道档案管理工作
　　2.1建立健全档案管理制度
　　具体可以从以下四个方面入手：
　　（1）把档案工作列入本部门有关人员的职责范围，按照分工负责本部门文件、资料的收集、整理、归档。
　　（2）建立健全文件归档制度，对航道档案归档范围、归档时间及要求应按照有关规定严格执行，使归档工作及时、完整、规范。航道工程项目档案有其特殊性，在归档过程中应注重其前期工程和后期工程的完整性。
　　（3）建立健全航道档案的保管、利用、保密制度，加强航道档案的保管，维护好档案的安全，有效地发挥档案的作用，并及时做好档案登记工作。
　　（4）建立健全档案人员岗位责任制，对档案经办人员的责、权、利等做出明确规定，列入经济责任制的考核范围，做到奖罚分明。
　　2.2 提高航道档案管理人员的综合素质
　　航道档案管理人员要有较高的政治思想素质和较强的责任感，在实际工作中要坚持统筹规划、组织协调、统一制度、统一监督和指导的原则，同时还必须有服从组织需要，树立全局观念，埋头苦干，对工作精益求精的工作作风。航道档案管理人员还要做到脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。脑勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要认真思考，形成规律性认识，做到举一反三、事半功倍，提高档案管理工作的效率。嘴勤是如果不懂和不知就要勤问，还要经常向本部门或本单位人员宣传档案管理的有关规定，经常向领导汇报工作情况，反映存在的问题，争取得到各部门的支持。手勤就是在平时经常检查文件、资料内容的完整性，并及时分门别类地归档。做档案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是为了多了解实际情况，以便丰富自己的头脑，再经过提炼加工形成理性认识。
　　2.3 实现航道档案检索微机化
　　随着交通航运业务的不断拓展，内容日益丰富，单靠手工检索已越来越不适应业务发展的需要。因此，档案管理要实现办公自动化，由电子计算机代替手工检索，做到既减少劳动强度，又方便、准确、灵活。另外，要实现航道系统计算机网络化，及时反映航道系统发展动态并加以分析、筛选。
　　3 变被动服务为主动服务
　　3.1 完善检索工具，及时掌握航道建设信息动态
　　科学技术档案是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件之一，它为制定计划、总结经验、推广先进科学技术、进行重要决策提供参考依据。如何使有限的资料实现资源共享，一方面本着实用和科学相结合的原则，使航道档案内容丰实，资料完整，便于查找，如设立“全引总目录”“案卷目录”“分类目录”等多种检索途径，便于使用者查找和利用。另一方面及时收集和掌握各航道部门的信息，同时对航道档案加工整理成大事记、组织沿革、基础数据汇编、工程项目简介等动态信息，为领导了解本行业发展态势，做出宏观和微观决策提供依据。
　　3.2 加强信息反馈
　　航道档案是航道部门再利用的资源，因此档案管理人员要对本部门收集的资料、信息进行整理和反馈，如编制档案利用效果实例汇编等。其目的在于突出档案的价值，增强社会档案意识，宣传档案工作的作用，进一步利用档案信息资源为航道建设服务，从而促进档案工作的不断完善，以充分发挥航道档案管理工作的作用。
　　4 航道档案管理信息化势在必行
　　4.1 数字信息的产生和日益普及使航道档案管理信息化成为可能
　　如何实现航道档案管理信息化，是目前需要解决的一个重要的问题。基础设施的建设部门为企业提供了大量的信息资源，但是，决策部门在获取有价值的参考数据时，又感到非常困难，其症结就是缺乏有效的信息管理系统和有效的信息管理方法。只有经过有序的整理、存储，信息才是安全的，才能转换为现实生产力，提高信息拥有者的竞争优势，从而使航道单位在飞速发展的信息时代获得竞争优势。
　　4.2 航道档案管理的信息化可以有效提高档案信息的利用率
　　它可以缩短二次文献信息的加工时间，提高信息的时效性；可以一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面；可以将信息成果在网上发布，使信息管理工作顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但航道档案管理要有超前意识，为将来更好地发展打下坚实的基础。
　　5 结束语
　　随着计算机技术服务的专业化与社会化，档案管理软件的通用化和商品化将成为主流，档案部门应积极采取措施，提高档案工作的标准化程度，并在此基础上大力推进档案的社会化服务。档案人员应建立自己的档案信息网络，并与其他网站联网，形成一个巨大的信息资源网络开发系统，并不断完善和更新，实现资源共享。同时，要加强对网络信息资源开发工作的统一领导，组织制定网上信息资源开发工作的目标和规划，使航道档案管理工作迈上一个新的台阶。