浅析电子文件对现有档案管理的影响及相应策略

　电子文件给传统档案管理提出的挑战电子文件的出现,必然对传统档案管理方式、管理体制和技术环境等方面均产生重大影响。如归档、收集、保管、鉴定、著录、标引等均不等于传统做法。近年来,随着办公自动化(oa)和计算机辅助设计(cad)技术的普及,人们的社会活动论文联盟http://和科技生产活动的记录(图、文、声、像)越来越多地采用电子文件形式。而且,随着计算机发展以及应用的普及,以纸为现行文件主导介质让位于电子文件形式是一种必然的趋势。而电子文件的产生,又对档案管理带来很大的影响。
　　主要表现在以下几个方面：
　　1.电子文件难以确认其原始性与真实性。传统文件原始性与真实性确定的标准有两个方面,一是通过内容与原始载体的结合来确定,另一是通过文件的固定结构与格式来确定。而电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化,对其拷贝后的复制件与原件完全一致;另外,随着计算机软硬件系统的更新换代,必须将原文件在新的软件中转换格式,以保证其可读性。这样一来,“原件”的概念变得难以定义。另外,从电子文件的物质结构上看,并非一目了然,通常也不被用户所完全了解,而当人们把文件向另一种设备转移,也就是能“阅读”和认识物质结构的电脑,电子文件的物质结构对用户无任何价值,文件不依靠任何特殊的存放载体。因此,电子文件的物质结构显然不能像传统文件那样,成为文件原始性、真实性的重要标准了。从这种意义上讲,“原件”概念的丧失,也是电子文件读写方式发生变化的必然。
　　2.电子文件的证据性难以保证。对纸质文件来说,内容的原始性是附着在形式的原始性上,借助形式的原始性来证明和确认内容的原始性。原始性体现为内容和形式的统一,原件成为集两种原始性于一身的统一体。电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于修改,而且失去固定形式。因此,若电子文件要成为证据,须受到更多的审查,因为缺乏对这类标准及这类技术的有效使用方法。同时在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着许多不确定性。为解决这一问题,各国对证据性价值或内在价值(指文件原件所持有的某种物质材料特征能够带来的价值)的电子文件,普遍做法是采取纸质文件和电子文件“同时服役”办法,即在保持电子文件的同时,把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件。
　　3.电子文件信息容易失真,而且由于没有“原本”或原本无法读出,其失真程度难以核对。其一是人为破坏导致电子文件内容失真。有在编辑软件中设置“逻辑炸弹”,导致系统运行对参数变化而改变信息的准确性;有“黑客”善意或恶意地攻击计算机系统,修改甚至毁坏信息;其二是由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来,磁盘的寿命是3 ~5年,光盘也不超20~30年。载体材料的氧化和变质、磁场的影响,很容易抹去载体上存储的数据。由于电子文件的载体对硬件和软件的依赖性很强,当读出设备或软件早己更新多次,载体中的信息可能永远无法读出。即使定期对载体进行数字格式转换,使它永不过时,但是格式转换是丢失数据作为代价的,这样将无法保证档案信息的完整和准确。
　　4.电子文件可以被高速检索,它突破传统检索限制,给检索系统建立和检索方式带来新的问题。在纸质文件中,利用者能获取什么样的检索工具,以及最终通过这些检索工具能获取哪些文件,是靠管理者逐步授权的。如果在上一次查寻中,没有得到结果,会向管理者提出进一步查寻请求,从而扩大检索范围。而在电子文件中,借助计算机的高级运算能力和强大的逻辑判断能力,能够迅速、多方面地检索到所需信息,实现全文检索。由于电子文件的不可直读性,在检索过程中更需要有全面、准确的检索项,在电子文件著录标引中,除了《档案著录规则》中规定的外,还需要增加电子文件名的全称,盘带号以及描述文件的编排与内部结构“元数据”,描述文件形成和使用情况的“背景信息”等;同时将著录结果输入预告编好的数据库供检索之用。
　　对电子文件对传统档案管理的挑战,我们应该认真研究,采取以下相应的对策：
　　1.加强档案信息化的法制建设。日益增多的电子文件因其原始性和法律效应得不到法律认可,而很难被确认为电子档案。现代化技术的发展远未达到而且永远无法达到无懈可击的地步,加密与解密技术以及病与防病毒始终是一对孪生姐妹。电子文件的复制、传递的高保真性,信息与载体的相分离性以及信息内容的易更改性,给电子文件归档和保管带来了纸质文件所没有的新课题。如何确立电子档案的法律地位,仅仅通过提高加密技术增强电子文件的安全性,不是最终的解决方案。国家档案局已经制定并经国家质量技