浅谈校院两级管理体制下高校教学秘书工作

　　高校的教务管理是学校教学管理的重要工作，教学管理的主要执行者是教务管理人员，尤其是教学秘书，在这种情形下，教学秘书的管理范围扩大了，教学秘书承担的教学管理工作量增多了。同时，教学秘书的工作质量又反过来影响到学院教学工作的顺利开展。为此，现阶段对教学秘书工作提出了新的、更高的要求。
　　1.存在问题
　　1.1 对教学秘书岗位重视程度有待提高
　　一方面：传统观念认为，教学秘书工作只能起到“传话筒、保管员”的作用。教学秘书工作只是一种简单重复的机械劳动，排课调课、数据统计、材料上报、会议记录、沟通信息、整理保管教学档案等是其主要工作内容。由于传统的思想观念，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，教学秘书在基层管理中所能发挥的作用得不到重视。同时，教学秘书在职称、职务、工资待遇、评奖、学习、培训等方面都比同等学历但不同岗位的人机会少，这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性，造成人心浮动、队伍不稳，容易导致一些学历高、能力强的教学秘书一有机会就会转为教师或调离本岗位。
　　另一方面：教学秘书的人员配置随意性很大，学校在很大程度上很难根据岗位要求安排人员，结果造成许多教学单位的教学秘书对该院系的专业知识知之甚少，使得在落实具有院系特点的教学工作时非常困难。而且教学论文联盟http://秘书基本没有参加过学校教学部门组织的正规岗位培训，繁琐的教学工作使得教学秘书缺乏时间潜心学习教学管理知识，从而制约了教学秘书管理能力的提高，影响了院、系教学管理功能的充分发挥。
　　上述问题的出现从根本上讲，是高校对教学秘书岗位重视不够。忽视教学秘书工作的重要性，认为教学秘书所做的工作只是简单事务性工作，教学秘书工作得不到正确的认识和评价，教学秘书在基层教学管理中所能发挥的作用被轻视，使得在教学秘书人员的配备、业务学习、工作待遇、职称评定等方面成了学校管理方面的盲点。随着教学秘书在诸多方面与其他人员差距拉大，而且教学秘书工作复杂繁重琐碎，容易造成教学秘书心理上的不平衡，严重挫伤其工作积极性。
　　1.2 专业性的培训理念有待树立
　　尽管一些高校为了提高学校管理队伍的整体素质，聘用了一批较高学历的教学秘书，但教学秘书的专业性、知识性仍未得到足够重视，绝大多数学校未对教学秘书进行培训。由于长期以来没有经过专门、系统的学习和培训，不熟悉现代教育管理思想和管理理念，在信息瞬息万变的新形势下，导致理论知识和技能缺乏。教学秘书队伍对教学工作仍以经验型管理为主，谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化，很容易适应不了教育发展的新需要。
　　1.3 教学秘书的管理水平有待提高
　　现阶段在很多高校，教学秘书工作量大，事情琐碎、繁杂、业务繁重，辅助性大，服务性强，无偿劳动多，承担的责任大。为了避免出现教学事故，教学秘书往往疲于应付各项工作，一个院系即使有上百名教师和上千名学生，也仅仅只有一、二名教学秘书，使大部分教学秘书没有充足的时间进行理论学习和教学研究，更多的只是充当“救火队员”，导致个人管理水平难以得到提高。
　　2.解决途径
　　2.1 提高认识，充分肯定教学秘书工作在高校教学管理中的地位与作用
　　教学秘书工作是一个多层次、多序列、多因素的动态过程，没有高效有序的教学管理，即使有再好的教学设施和条件，也不能卓有成效的开展教学活动。教学秘书的专业应该是从事教学管理和教学管理研究，而且应在高等学校诸多的管理工作中占有举足轻重的地位。因此，应在职称、职务、工资待遇、评奖、学习、培训等方面重视教学秘书这一群体。
　　2.2 加强培训，提高教学秘书的综合素质
　　为了教学管理工作能上台阶，教学管理职能部门应该定期或不定期地开展教学管理岗位培训，多给教学秘书创造继续教育和学习的机会与条件，开拓教学秘书的视野，提高教学秘书工作能力和研究能力；同时应鼓励教学秘书积极进取，在学历、专业知识水平等方面加强学习，提高技能，从而更好地促进教学管理工作的发展。
　　2.3 与时俱进，不断学习和提高自身素质
　　信息网络时代，新知识、新问题层出不穷，因此，教学秘书不但需要了解和掌握高等教育和高等学校管理的一些基本知识，还要尽可能地了解其他相关的专业知识，将现代教学管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展教学管理，并在教学管理工作的实践中不断完善知识结构。
　　首先，在工作中要逐步培养创新思维。创新是时代的要求，有创新才有发展，在竞争日益激烈的社会中，只有不断创新，高校才能在竞争的环境中生存和发展。教学秘书在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，善于发现新情况，思考新问题，提出新办法。
　　其次，提高计算机管理操作能力。随着高等学校现代化办公设备的应用，教学秘书掌握计算机运用能力，提高服务质量的要求也在不断提高。因此教学秘书应提高信息知识及计算机管理操作能力，发挥积极性和能动性，以适应管理工作现代化的要求，跟上时代步伐。
　　最后，增强语言和文字表达能力。教学秘书要传递和反馈信息，当好领导的参谋和助手，应有较强的表达能力。即：文字表达能力。即运用书面语言进行应用写作的能力；语言表达能力。汇报工作、回答问题、提出建议等，这就要求秘书讲话既要言之有物，言之有理，言简意赅，又要条理分明，在处理日常人际关系时，要显示教学秘书人员应有的修养和风度。
　　3.小结
　　总而言之，为更好的实施校院两级管理工作体制，学校应重视教学秘书的管理作用。而教学秘书也必须不断加强自身素质修养，在管理过程中不断地加强对现代教育理念的学习，不断地分析新情况，解决新问题，使教学管理进一步走上科学化、现代化、规范化的轨道，然后更好、更规范的落实校院两级管理制度。◆