【摘 要】 内部控制环境是内部控制发挥作用的基础,人力资源政策则是内部控制环境的基本构成要素,人力资源政策的各个环节都会对内部控制环境产生影响。一个系统、科学的人力资源政策会促生一个高效的内部控制环境,从而保障内部控制有效运行。
【关键词】 内部控制; 内部控制环境; 人力资源政策
内部控制环境是内部控制发挥作用的基础,加强和完善企业内部控制,就必须注重对内部控制环境的建设和优化。美国coso(committee of sponsoring organizations)委员会的报告及我国的《企业内部控制基本规范》都把人力资源政策确定为内部控制环境的一个基本要素。而且,在内部控制环境的诸多要素中,人力资源政策是促进、优化其他要素的基础。内部控制环境的其他要素,如管理理念、权责分配、董事会和审计委员会等,都与“人”有关,都离不开人力资源政策的支撑。对内部控制环境中的人力资源政策及其影响进行研究具有重要意义。
一、人力资源政策及其内容
人力资源是指能够作为生产性要素投入到企业运作与社会经济活动中,并创造财富的人的劳动能力,是人的体力和脑力的综合。人力资源是所有资源中最宝贵的资源,是一个企业生存、发展的原动力,是企业保持核心竞争力的重要影响因素。而人力资源开发与管理的效率如何与人力资源政策的制定与实施有着非常密切的关系。人力资源政策是包括人员选聘录用政策、培训与开发制度、员工激励制度、评估考核制度、奖金福利制度、劳动关系政策在内的政策和制度群。科学的人力资源政策能够保证企业所有成员具有一定水平的胜任能力和职业道德素养,是内部控制有效的关键因素之一。
人力资源政策的基本内容在财政部企业内部控制标准委员会制定的《企业内部控制基本规范》中有明确规定。《企业内部控制基本规范》第16条规定,企业应当制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策,并且规定人力资源政策的基本内容应包括:(一)员工的聘用、培训、辞退与辞职;(二)员工的薪酬、考核、晋升与奖惩;(三)关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度;(四)掌握国家秘密或重要商业秘密的员工离岗的限制性规定;(五)有关人力资源管理的其他政策。
二、人力资源政策对内部控制环境的影响
人力资源政策的各个环节都与内部控制环境各要素有紧密关系,从不同侧面对内部控制环境产生影响。
(一)员工的聘任、辞退和培训对内部控制环境的影响
1.员工的聘用对内部控制环境的影响
单位在招聘新员工方面,既要考虑学历、经验及过去的成就,还要考虑其操守和道德修养。不仅需要进行笔试,还要进行深度的面谈,甚至还把单位的历史、文化和经营风格等项目,向应征者作深入介绍,以暗示对新员工的期望和嘱托。在招聘管理人才时,会考察其是否具有前沿的、创新的管理思想和理念;能否将这种创新带入企业,使企业产生新气象等。招聘董事会与审计委员会(或监事会)成员时,会考察其是否具有独立的人格品性。招聘会计、出纳等易发生舞弊的岗位人员时,考查其职业道德素养高低等。合理有效的招聘方式,能够保证企业招聘到具有较高职业道德素质和足够胜任能力的人员。大胆的选拔人才并给予足够的资源,使其能够完成所分配的任务,这是建立控制环境的基础。如果企业的执行人不诚实或不能胜任工作,再好的控制程序也会失去作用,甚至会导致企业目标无法实施。
2.员工的辞退与辞职对内部控制环境的影响
企业中因人设岗现象的存在造成了组织结构的臃肿,那么辞退不具备胜任能力以及闲置冗余岗位的员工可以在一定程度上优化精简组织结构。保证企业信息的顺利流通,使内部控制的执行渠道得以改善。
3.员工的培训对内部控制环境的影响
培训是保证和提高员工职业素质和专业胜任能力的重要方式。对新员工训练的目的,是为了向员工说明单位对员工的要求,以及员工应达到的目标和应遵循的行为标准,即告诉新员工未来将扮演的角色及责任。对管理层员工的后续培训可以更新其现有管理思想、理念,从而更新其管理方式。对基层员工的培训,可以提高其技术技能、处理问题能力等,以保证其能够胜任相应的工作岗位。对全体员工在企业价值观方面的培训,能够使企业文化渗透到每个人的思想当中,使每个人在企业价值观上都有一种认同感。通过培训能够使员工了解应遵循的工作职责、行为要求及业务流程,帮他们熟悉应该掌握的岗位技能、工作内容和工作标准,使其更好地履行职责。后续教育能帮助提升员工适应发展中的环境的能力。这样能够提高员工对内部控制措施执行的自觉性,也就有助于推行企业的计划,达成企业的目标。如果员工的业务胜任能力和道德素养低下,其理解和执行内部控制措施的能力就差,就会影响到内部控制措施的效果。
(二)员工的薪酬、考核、晋升与奖惩对内部控制环境的影响
绩效考核结果是企业员工积极工作成果的一个体现,科学有效的考绩机制,可以使员工的工作成果被充分认可。在员工绩效的基础上,根据绩效结果有区分的确定其薪酬并对其进行适当的激励,则员工的积极性、满意度就会得到提高,其对企业的忠诚度和归属感也会增强。反之,如果员工看不到自己对企业的贡献,又得不到应有的优待,找不到对于企业的归属感,人才自然流失频繁。另外,对违反预期行为者进行惩戒,并且将不予姑息的信息传达到全体员工,可以从反面加强对所有员工的内部控制教育和道德培养。
科学合理的考核机制、诱人的薪酬和激励政策一方面能够吸引人才,包括引进具有先进管理思想、理念的管理者。另一方面也提高了现有员工的积极性。员工必然会在现有表现的基础上投入更多的热情,拥护企业各项制度,其中当然包括其对企业内部控制章程的遵守,也即提高了员工对企业内部控制措施的执行力。如果缺乏有效的考核机制及相应的奖惩措施,或者未将这些措施制度化,就会削弱员工执行内部控制措施的自觉性和警觉性。
(三)关键岗位员工的轮岗制衡对内部控制环境的影响
从企业内部控制角度看,企业内部各岗位中尤以内部审计部门最为关键。内部审计是设在企业内部的监督部门,行使独立的监督责任。要使内部审计人员始终保持独立性,除了适时的培训和严格的制度规定外,实行定期的岗位轮换是最直接也是最有效的方法。内部审计也是内部控制环境的组成要素之一,关键岗位员工轮岗制度是保证内部审计独立性的有效方法。
另外,权力的存在是舞弊发生的条件,在权责明确的前提下,会计、出纳等关键岗位的人员也应适时地进行岗位轮换,避免因某岗位人员权力结构保持太久而形成一种非法定的“统御权”(管理学概念,指因为人员的特殊品格、个性而形成的权利),从而放大其职权,增大舞弊发生的风险。授权及责任分配方法也是内部控制环境的组成要素之一,通过定期的岗位轮换就在制度层面上限制了关键岗位员工的非法定权力,降低舞弊行为发生的风险。
(四)对掌握重要商业秘密的员工离岗的限制性规定对内部控制环境的影响
商业秘密是企业投入了一定的时间、资金和精力而得来的,对企业具有实际的或潜在的经济价值和竞争优势。该商业秘密被他人不正当地披露或使用,就会给企业的合法权益带来不同程度的损害,甚至可以导致企业经济效益的直线下降而最终破产。为保证商业秘密不被侵犯,从内部控制的角度而言,就需要在人力资源政策上加以规制。对掌握重要商业秘密的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保守商业秘密的人员,一方面要求其在本单位任职期间履行对企业的忠诚义务,保守企业的商业秘密,不得在与本单位竞争的企业兼职或任职;另一方面,应当依法约定掌握重要商业秘密的员工在离职后的特定时间和特定地点内不得从事与原从事业务相同或相近的业务,或创建与原单位竞争的企业。对掌握商业秘密的员工离岗的限制性规定本身就属于企业内部控制的一个方面,而且其与内部控制环境要素中的权责分配相联系。
总之,人力资源政策的各个环节是一个有机统一的整体,其从不同侧面在不同程度上对内部控制环境的其他构成要素产生影响。良好的人力资源政策不仅有利于提高员工的素质,激发员工的工作热情和创造性,还有利于净化内部控制环境,节约内部控制成本,弥补内部控制缺陷,并最终实现内部控制效果。
三、建立科学有效的人力资源政策,优化内部控制环境
一个系统、科学的人力资源政策能够促生一个高效的内部控制环境,无效的人力资源政策则可能导致内部控制环境的其他组成要素失效,使内部控制无效。要建立科学、有效的人力资源政策需要从人力资源管理的各个主要环节入手。
首先,把好选人关。企业应有完善的招聘与选拔方针及操作性程序。应当制订详细的人力资源需求计划,并定期在组织内部进行岗位职位分析,确保各岗位都能配备有足够胜任能力的人员。选拔和聘用员工要严格全面考核其德、才等综合素质,尤其要重视其道德素质和再学习能力。
其次,做好培训和后续教育。培训的目的是提高员工的素质和技能,使员工能适应问题的变化、新问题出现及问题复杂程度提高等方面的变化。无论采取什么样的训练方式,均要使员工有能力与发展中的环境相适应。
再次,定期考核、奖惩分明。通过科学的绩效考评对员工实施晋升和奖励,不仅是对符合企业价值行为的承认、鼓励,也是培养员工企业忠诚度与归属感的重要途径;对于违反内部控制要求的员工要严惩不贷,加强对所有员工的内部控制教育和道德培养。
最后,加强对关键岗位的管理。对会计、出纳、内部审计等关键岗位,一定要建立严格的轮岗制度并切实执行,对涉及企业重要商业秘密的员工要做好在岗时的忠诚教育,并对其离岗依法作出限制性规定。●
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