从业务流程再造的角度谈如何解决高校报账难问题

　　近年来，我国高等教育事业得到飞速发展，高等教育不断扩招，在校师生人数均呈现上升势头，导致高校的办学模式、资金来源等方面趋于多样化，作为高校管理重要组成部分的财务管理同样面临新的挑战。高校各类经费的来源、种类不同，适用于各种不同的管理办法，牵涉到不同的部门领导签字等问题，而依据传统财务报销流程，不能满足师生大量而频繁的业务需求，从而使报账难成为高校财务部门普遍面临的问题。要解决这个问题，必须根据实际，从流程的优化着手。
　　一、高校财务报账现状分析
　　财务报账是高校财务最基础的工作之一，它是指经办人从相关经济业务活动中获取真实、合法的票据，通过具有审批权限人的审批后，到财务部门办理报销手续的行为。财务报账是会计信息准确的基础，影响财务管理职能的发挥，是学校相关经济决策的重要依据。
　　现有的高校报账的流程一般包括以下四个步骤：
　　第一，原始报销单据的整理和签批。它包括报销人根据经济活动产生的原始票据填单、再交由经费负责领导审核签字之后整理、汇总的一系列活动。
　　第二，财务人员本文由论文联盟http://收集整理的会计核算过程。它包括报销人将签批好的原始单据交由财务部门，由财务人员对票据的真实性、合理性、合规性进行审核，并对票据金额和最终报销金额进行核算的一系列活动。
　　第三，会计凭证的录入过程。它是指财务人员将核算好后的会计原始凭证真实完整地录入财务系统的过程。
　　第四，出纳向报销人员支付款项的过程。它是指财务出纳人员根据复核后的财务凭证，向报销人员支付报销款项的过程，包括现金支付和银行转账支付两种方式。
　　近年来，高校获得的资金来源越来越广，高校师生的逐年增加，国内高校普遍产生报账难问题。首先，在财务业务量和新业务大量增加的同时，财务人员配备不足，现有的财务报销流程使得财务人员的日常核算量不仅越来越多，难度还越来越大，前台财务服务人员和服务对象数量的严重不匹配，产生“报账难”问题。其次，财务报销相关的规章制度、程序以及票据的填制方法等等由于宣传不及时或是不细致，直接导致报账人员因为手续不全、票据不正确等多次往返财务部门咨询，既增加了财务人员解释和重复检查票据的时间，也影响了报账的速度，导致了“报账难”。总而言之，要寻求解决高校现有普遍存在的报账难问题，必须透过现象看本质，从减少财务人员不必要的工作，优化作业流程，充分利用现代化信息手段等方面对整个财务报销流程进行审视和思考，构建起更具效率的操作流程，才能彻底解决高校报账难问题。
　　二、业务流程再造的含义及背景
　　业务流程再造（business process reengineering，bpr），又称业务流程重组，是指一种从根本上考虑和彻底地设计企业的流程，使其在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显著的提高的工作设计模式。业务流程再造（bpr）最早是由美国的哈默和钱皮于20世纪90年代提出，并将之引入西方企业管理领域。它强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段，最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，以打破传统的职能型组织结构，建立全新的过程型组织结构，从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。这种做法既适用于单一流程，也适用于整个组织。
　　将bpr引入教育领域，应用于财务审批流程、财务报销流程等，可理顺财务关系，加强财务监督，提高服务效率。因为流程再造的核心是面向顾客满意度的业务流程——也就是以满足高校财务服务的广大师生的需求为核心来设计业务流程，从整体上确认作业流程，追求全局最优，提升服务满意度。结合bpr的含义，高校财务报销流程再造即是指对高校财务报销工作的程序和规则进行重新思考和设计，以期达到简化报销流程，减轻时间及空间限制，最终提高报账效率和质量的过程。
　　三、高校财务报账流程再造的意义
　　通过运用现代信息技术及网络平台，对原有报账流程进行再造和重组，能使高校财务工作者从大量的会计核算和凭证录入工作中解放出来，从而专注于业务处理和财务管理，成为真正的财务管理工作者。同时，经过报账业务流程再造后，报销过程中的人员具体分工发生了变化，有助于解决原有流程中工作量大量、单一地集中于财务人员的现象，把单调而重复的录入工作分摊到报账人身上，利用先进的网络平台信息处理技术核算报销金额。这样，使高校财务人员从核算人员成为审核人员，不仅能节省人力资源和业务处理时间，还能保证财务工作的准确性，提高财务工作效率，进而消除现有流程的弊端，彻底解决高校报账难问题。然而，毕竟流程再造需要一定的软硬件支持，流程再造也需要一定的时间和过程，高校现有的条件可能无法完全实现，但是坚持从流程再造的角度进行思考，在现有条件下尽可能优化财务报账流程，也不失为解决报账难问题的重要途径。
　　四、高校财务报账流程再造的整体思路
　　高校财务报账流程的四个步骤中最关键的也是最耗时的，然而可以加以改变的是会计核算和会计凭证录入。根据现有的一般流程，在会计核算过程中，各类单据在报账人员和财务人员之间反复填写和校核，使双方均陷入较长时间的等待，不仅产生大量重复劳动，浪费人力资源，还使得双方的关系陷入紧张的境地，稍有不慎，容易形成矛盾，破坏同事关系。高校财务报销业务较之企业相对单一，大量重复的报销业务，虽然产生的凭证科目一致，但均需要财务人员逐一录入财务系统。尽管当今电算化的财会系统代替了传统的手工记账，但整个流程并没有本质上的改变，大量的凭证录入工作对于财务人员来说仍然是繁重的，也是让报账人等待颇久的环节。问题症结正在于此，传统的分工要求单据录入必须由财务人员完成以及整个报账流程按部就班的串行性，注定这一过程是低效的，新的理念和思路也就呼之欲出。

　　高校财务报账流程再造的整体思路主要是通过搭建公共信息服务平台，将报销业务进行具体化分工，以网络为依托和载体，实现资源使用的高效和财务业务的系统化。业务流程的再造优化了原有财务报销流程，使得原来比较耗时耗力的一些流程由财务部门以外的人员完成。比如，我校让报销人员参与部分财务部门的数据输入和输出（主要是批量打卡发放的人员费用和学生奖助学金），共同完成数据的简单处理，不仅增加报销人员的参与感，使他们加强了对财务工作的认识，还大大减轻了财务人员的工作量。公共信息平台的建立对于财务流程再造是极为关键的一环，它能够将实时财务信息反馈在业务处理过程之中，有助于及时跟踪业务过程并防御财务风险。业务流程再造的目的是消除现有流程的低效，使得财务人员在处理日常业务中既能保证工作结果的准确性又能实现工作的高效率。因此，加快高校财务信息化进程，以先进的现代信息技术支撑高校财务的信息处理，提供具体而整合的财务信息，提高高校财务决策的准确性，从而达到较好的高校资金使用效益。通过财务数据库的建立和现代网络技术的应用，不仅能消除各类人员的信息不对称，实现财务信息共享，还能实现财务业务的系统化和一体化。
　　五、高校财务报账流程再造的实现
　　目前高校财务报销是依照自然流程和组织分工进行的，各个环节具有串行性，即不能跳过其中任何环节到达下一环节。由于经费负责人具有唯一性，因此在单据的签批过程中，经费负责人即便因公出差也不能授权代签，涉及相关经费的报账业务就要暂时中止。
　　按照业务流程再造（bpr）的理念，主要通过以下两个途径实现高校财务报账流程的再造：
　　（一）将目前流程中最耗时的单据核算及录入工作进行分解
　　首先，报销人需要通过登陆财务平台，填写财务报销的类型、金额等重要信息，上传单据扫描件，分担部分录入工作。然后，通过建立健全的财务平台，由平台计算按照报销人填录的信息直接计算出报销金额，财务人员通过财务平台进行审核，审核通过后通知报销人提供原始纸质单据，如无差错，则系统直接生成凭证，由财务人员修改后保存于财务系统。这样，不仅能大大减轻财务人员的工作量，还能减少报销人的现场等待时间，一举数得。
　　（二）单据签批流程的网络平台化
　　高校财务报销流程的重组基于信息技术，依照原始单据的签批流程，可以实现经费负责人在校内财务平台签批的流程再造，具体流程如下：经济业务发生后，由报销人员登陆财务平台预先设置的各类报销模板进行经济业务活动相关信息的录入，同时扫描必要的原始单据上传平台。需要预先进行设置各类报销模板的经费审批人员节点和审批流程，并赋予相关人员审批权限。在录入的信息进入平台之后，信息根据设置好的签批流程逐一节点进行提交，每一环节的经费负责人通过查阅平台上报销人上传和填写的信息，进行网上审核签批，报销人能随时登陆平台跟踪报账业务处理节点和情况，随时得到反馈信息。在完成该类费用报销的最近审批节点后，经费审批过程形成信息，并伴随报销人员录入的所有信息进入财务审核人员的节点，由财务部门审核合格后，反馈给报销人员并通知其递交原始单据前来办理报销款项的支取。财务人员只需根据报账人提供的原始单据对财务平台上已生成的报销单和记账凭证进行修改、确认和打印，由复核人员复核后向报销人支出款项。
　　以上两种途径均需要以成熟的信息技术支撑，由计算机和网络平台完成大部分的工作，这样，即使在财务人员与服务对象严重不匹配的情况下，也能够快速、有效地处理业务，解决报账难问题。同时，通过平台对签批流程的一对一设定，对报销中需要的各种资料进行规定和提醒，能够有效解决大多数报销人因为不熟悉财务规章制度，遗漏重要报销步骤的相应问题。
　　六、结束语
　　当前，高校报销经费多，凭证业务量大，会计人员匮乏，原有的报销流程，原始报销单据的整理和签批、财务人员的会计核算过程、会计凭证的录入过程、出纳向报销人员支付款项的过程，已不能适应当前高校财务的形势，需要我们财务人员发挥主观能动性，创造性开展工作，优化报销流程，对业务流程进行重组不失为一个好办法。业务流程重组依靠先进的信息技术支撑，依托信息高度共享的信息化平台，让报账人参与到报销的业务流程中，突破了传统的分工格局，将耗时的票据审核和数据分类汇总工作让报账人来做，减少了报账人的等待时间，实现报账人和财务人员的沟通、交流和合作，提高了财务系统的运行效果，提高办事效率，减少每笔业务在财务系统里的流转时间，实现了财务系统内外数据的有效交换，高度共享，是解决当前高校财务“报账难”现象的一种有益尝试。